Bons de commande et bons de livraison : sécuriser votre chaîne de vente du devis à la livraison

Des documents trop souvent négligés par les PME

Devis, facture... et puis souvent, plus rien. Beaucoup de PME africaines sautent deux étapes essentielles de la chaîne commerciale : le bon de commande et le bon de livraison. Ces documents ne sont pourtant pas de simples formalités administratives : ils constituent vos meilleures preuves en cas de litige avec un client ou un transporteur.

Le bon de commande : la confirmation formelle de l'engagement

Le bon de commande officialise l'accord du client sur un devis. Il fixe noir sur blanc :

• La liste exacte des produits ou services commandés, avec quantités et prix
• La date de commande et le délai de livraison ou d'exécution convenu
• Les conditions de paiement acceptées
• L'adresse et les modalités de livraison si applicable

Un bon de commande signé (ou validé par écrit) vaut engagement contractuel : le client ne peut plus contester le prix ou la quantité convenue une fois qu'il l'a accepté.

Le bon de livraison : la preuve que vous avez tenu vos engagements

Sans bon de livraison signé, vous n'avez souvent aucune preuve formelle que la marchandise a bien été remise - un point critique en cas de contestation ou d'impayé.

Le bon de livraison est remis physiquement (ou numériquement) au moment de la livraison. Il liste précisément ce qui a été livré et doit être contresigné par le destinataire. C'est ce document, et non la facture, qui prouve juridiquement que la marchandise a changé de mains à une date donnée.

Le processus complet, étape par étape

1. Devis envoyé et accepté par le client
2. Bon de commande généré pour confirmer formellement les quantités et conditions
3. Préparation et expédition de la commande
4. Bon de livraison signé à la réception par le client
5. Facture émise sur la base de ce qui a été réellement livré

Que faire en cas d'écart entre commande et livraison ?

Livraison partielle, produit endommagé, quantité incomplète : le bon de livraison doit mentionner tout écart constaté au moment de la remise. C'est cette mention qui vous protégera - dans un sens comme dans l'autre - si le client conteste la facture par la suite.

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